Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für kleinere Unternehmen wird die Pflicht zur Ausstellung ab 2027 vollständig wirksam. Was zunächst nach zusätzlichem Verwaltungsaufwand aussehen kann, bietet zugleich Potenzial: Mit passenden digitalen Abläufen lassen sich langfristig Zeit sparen, Fehler verringern und eine belastbare Basis für das Unternehmenswachstum schaffen.
Von der E-Rechnungspflicht ist nicht allein die Buchhaltungssoftware betroffen. Entscheidend ist das Zusammenspiel mehrerer digitaler Lösungen, damit Rechnungen richtig erstellt, sicher versendet, revisionssicher gespeichert und ohne Unterbrechungen weiterverarbeitet werden können. Diese fünf Lösungen schaffen die erforderliche Grundlage.
Für Unternehmen, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen wollen, bietet Sage einen zentralen Ansatzpunkt. Die Software unterstützt die gesetzlich vorgesehenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, erlaubt die direkte Übermittlung an Behörden sowie Geschäftspartner und unterstützt GoBD-konforme Abläufe über den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess hinweg.
Anstatt Rechnungen in einem Tabellenkalkulationsprogramm manuell anzulegen und anschließend als PDF zu verschicken, verarbeitet Sage den Vorgang automatisiert in einem strukturierten Datenformat. Gleichzeitig wird die Buchhaltung automatisch fortgeschrieben, wodurch eine doppelte Erfassung von Daten entfällt. Für Unternehmen ohne professionelle Buchhaltungssoftware kann der aktuelle Zeitpunkt sinnvoll sein, um diese einzuführen.
Warum das wichtig ist: Sage bildet die Grundlage für E-Rechnungen, die dem deutschen Recht entsprechen, und reduziert den manuellen Aufwand an einem zentralen Punkt des gesamten Ablaufs.
Eine technische Lösung allein reicht nicht aus. Mit der Einführung der E-Rechnung ändern sich Prozesse in Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, welche Formate künftig gelten, wie die Software verwendet wird, wie Eingangsrechnungen behandelt werden und welche Schritte bei Fehlern erforderlich sind.
Mit Plattformen wie Personio lassen sich interne Schulungsmaßnahmen organisieren und dokumentieren. Die Haufe Akademie stellt gezielte Weiterbildungen zu den rechtlichen und technischen Anforderungen der E-Rechnungspflicht bereit. Gut vorbereitete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können darüber entscheiden, ob die Umstellung ohne Reibungsverluste gelingt oder Fehler und Verzögerungen verursacht.
Warum das wichtig ist: Auch die leistungsfähigste Software bringt wenig, wenn Mitarbeitende nicht entsprechend geschult sind. Weiterbildung ist bei der Einführung neuer gesetzlicher Vorgaben eine lohnende Investition.
In zahlreichen Unternehmen laufen mehrere Systeme gleichzeitig, etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenportal und gegebenenfalls ein ERP-System. Damit E-Rechnungen ohne manuelle Übertragung zuverlässig zwischen diesen Anwendungen ausgetauscht werden, ist eine verlässliche Integrationsebene erforderlich.
Middleware-Lösungen und Schnittstellenplattformen stellen sicher, dass Rechnungsdaten automatisch, im passenden Format und ohne Medienbrüche an die jeweils benötigten Stellen gelangen. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren, Zeit sparen und die Zusammenarbeit der Unternehmenssysteme auch nach der Einführung von E-Rechnungen sicherstellen.
Warum das wichtig ist: Manuelle Datenübertragungen und Unterbrechungen zwischen Systemen gehören zu den häufigsten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung. Eine durchgängige Integration ist daher Voraussetzung für einen effizienten E-Rechnungsprozess.
E-Rechnungen müssen in revisionssicherer Form archiviert werden. Das bedeutet, dass sie unveränderbar, jederzeit verfügbar und im Originalformat gespeichert sein müssen. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare oder ELO ermöglicht diese revisionssichere Ablage und weist die GoBD-Konformität durch entsprechende Zertifizierungen nach.
Gerade die Archivierung wird bei der E-Rechnungspflicht von vielen Unternehmen unterschätzt. Ein bloßes Speichern in einem Serverordner erfüllt die gesetzlichen Vorgaben nicht. Ein zertifiziertes DMS sorgt dagegen dafür, dass bei einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig und in der vorgeschriebenen Form verfügbar sind.
Warum das wichtig ist: Revisionssichere Archivierung ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine gesetzliche Anforderung. Ein zertifiziertes DMS kann Rückfragen und Beanstandungen durch das Finanzamt vermeiden helfen.
Bei elektronischen Rechnungen müssen sowohl die Echtheit ihrer Herkunft als auch die Unversehrtheit ihres Inhalts gewährleistet sein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Möglichkeit, dies abzusichern. Lösungen wie DocuSign oder Validated ID ermöglichen die rechtskonforme digitale Signatur von Dokumenten, ohne Papierunterlagen oder ein persönliches Erscheinen.
Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht ist die digitale Signatur insbesondere für B2B-Unternehmen relevant, die die Authentizität ihrer Rechnungen über eine Signatur absichern möchten, statt sich ausschließlich auf den strukturierten Datenaustausch zu stützen.
Warum das wichtig ist: Eine qualifizierte digitale Signatur bestätigt die rechtlich anerkannte Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Dokumente. Damit ist sie ein wichtiger Bestandteil eines vollständig digitalisierten Rechnungsablaufs.
Alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen bestehen Übergangsregelungen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen bis Ende 2026 noch andere Formate nutzen. Ab 2028 gilt die vollständige Verpflichtung für sämtliche Unternehmen. Da die technische Umstellung Zeit benötigt, sollte sie jedoch nicht erst kurz vor Ablauf der letzten Frist begonnen werden.
Eine PDF-Rechnung stellt ein digitales Abbild einer Rechnung dar und wird nach dem neuen Recht als „sonstige Rechnung“ eingeordnet, nicht als E-Rechnung. Eine echte elektronische Rechnung beinhaltet strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Diese Daten können von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden. Der Unterschied ist sowohl technisch als auch rechtlich wesentlich.
Die GoBD bezeichnen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie bestimmen, auf welche Weise digitale Belege gespeichert, archiviert und für Betriebsprüfungen bereitgestellt werden müssen. GoBD-konforme Software gewährleistet, dass elektronische Dokumente nicht nachträglich verändert werden können und jederzeit abrufbar bleiben.
In vielen Fällen ist das möglich. Moderne Buchhaltungs- und ERP-Software kann über Schnittstellen mit bestehenden Anwendungen verbunden werden, sodass kein kompletter Systemwechsel erforderlich ist. Wichtig ist, dass die verwendete Software die gesetzlich vorgeschriebenen Formate unterstützt und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. Vor der Umstellung kann professionelle Beratung dabei helfen, den passenden Weg für die jeweilige Systemlandschaft zu bestimmen.
Unternehmen, die elektronische Rechnungen weder empfangen noch ausstellen können, müssen mit Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr mit Partnern und Behörden sowie möglichen steuerlichen Folgen rechnen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist der verlässlichste Weg, diese Risiken zu begrenzen.